Règlement intérieur :
Conditions d'admission
Adhésion à l'Escargot et montant des cotisations
Radiation
Fonctions des membres du CA
Indemnités
VI. Objethèque
ANNEXES :
1. Bulletin d'adhésion :
2. Contrat de prêt :
3. Relevé de km :
4. Note de frais
I. Conditions d'admission :
L'association est ouverte à tous, sans condition ni distinction. Elle se veut laïque, égalitaire et fraternelle, basée sur l'entraide et le partage.
II. Adhésion à l'Escargot et montant des cotisations:
Le membre adhérent est une personne physique ou morale (association) intéressées par l'objet de l'association et adhérant au statut et à son règlement intérieur. Les membres adhérant s'acquittent d'une cotisation annuelle fixée par l'assemblée générale. Ils sont, de droit, membres de l'assemblée générale avec voix délibérative.
L'adhésion à l'association se fait en remplissant le bulletin ci-annexé (1) , en signant le règlement intérieur sus-nommé et en s'acquittant de la cotisation. Est dénommé membre adhérant le foyer au complet, considéré comme une seule entité ou l'association.
Les statuts de l'association sont consultables sur simple demande.
Le montant de l'adhésion à l'association est fixé à 20€ pour l'année 2023, année de la création. Il sera révisé à chaque CA de janvier et idéalement revu à la baisse les années suivantes.
III. Radiation :
Peut-être radié sur simple décision du Conseil d'Administration, voté à main levé lors d'une réunion, toute personne ayant enfreint les règles décrites dans ce présent règlement et/ou dans le contrat de prêt (annexe 2). L’intéressé en sera notifié par écrit et pourra si il le souhaite faire opposition de cette décision. Les membres du CA devront alors réexaminer le dossier et rendre leur décision définitive.
IV. Fonctions des membres du CA :
Le Président-e
Le président-e d'association est mandaté par le conseil d’administration pour représenter l’association dans tous les actes de la vie civile. À ce titre, il communique en son nom dans la presse, les médias et envers les adhérents. Ainsi, chaque décision est prise en son nom, sous sa responsabilité personnelle et celle de l’association. Ses principales missions sont :
Signer les contrats au nom de l’association ;
Mettre en œuvre les actions et les décisions du CA ou issues des assemblées;
Agir en justice pour défendre les intérêts de l’association (conformément aux statuts) ;
S’assurer de la bonne marche de l’association : ressources humaines, moyens techniques, administration… ;
Superviser les réunions du CA, du bureau ainsi que les assemblées générales ;
Mener les débats pendant les réunions ;
Superviser les tâches du trésorier et du secrétaire.
En tant que premier responsable de l’association, le président est celui qui a le plus de responsabilités.
Le vice-président-e
Le vice-président est mandaté par le conseil d’administration pour assister le président si la charge de travail est trop importante. Si le besoin est urgent, il peut être élu en cours d'année , par un vote à la majorité du CA.
Le trésorier-e
Le trésorier est le responsable des comptes et des finances de l’association. Pour cette raison, il :
Assure la tenue des livres de comptes : les dépenses et les recettes ;
Est le responsable de la politique financière de l’association définie par la direction ;
Élabore les opérations des dépenses à engager pour réaliser les activités et les projets associatifs : remboursement des frais, règlement des factures, etc.
Propose les objectifs à atteindre en termes d’entrée d’argent ;
Établit le budget prévisionnel et le soumet à l’assemblée générale ;
Présente la situation financière au bureau : les fonds disponibles, les recettes à pourvoir, les dépenses à engager, etc.
En outre, le trésorier :
Conduit le budget et favorise la prise de responsabilité de tous ;
Gère les fonds de l’association ;
Assure les relations avec le banquier en commençant par l'ouverture d'un compte bancaire.
Le trésorier doit avoir des compétences en comptabilité. Par ailleurs, il doit posséder une certaine rigueur.
Il ne peut pas placer les excédents de trésorerie de l’association, sauf dispositions statutaires.
Le trésorier travaille en étroite collaboration avec le président pour la gestion de l’association. De ce fait, il peut seul ou avec le président signer les comptes bancaires de l’association.
Le trésorier-e adjoint
Le trésorier adjoint-e est mandaté par le conseil d’administration pour assister le président si la charge de travail est trop importante. Si le besoin est urgent, il peut être élu en cours d'année , par un vote à la majorité du CA.
Le secrétaire
Le secrétaire assure la gestion administrative et doit avoir de la discipline et de la rigueur. Il a plusieurs missions et doit donc connaître l’association par cœur. Par ailleurs, les actes du secrétaire font foi jusqu’à preuve du contraire.
Parmi ses responsabilités, le secrétaire :
Classe tous les documents relatifs à la vie de l’association ;
Veille au respect des clauses statutaires ;
Assure le suivi des décisions prises en assemblée générale (par exemple informer la préfecture de toute modification des statuts ou dans l’administration dans les délais impartis) ;
Tient à jour le registre spécial d’association conformément à l’article 5 de la loi 1901 ;
Planifie et organise les réunions ;
Convoque les membres aux assemblées générales ;
Établit les procès-verbaux des réunions (AG et CA) ;
Tient à jour le fichier des adhérents ;
Le secrétaire adjoint
Le secrétaire adjoint-e est mandaté par le conseil d’administration pour assister le président si la charge de travail est trop importante. Si le besoin est urgent, il peut être élu en cours d'année , par un vote à la majorité du CA.
Les 6 autres membres du Conseil d'administration
Ils sont désignés lors d'un vote par l'assemblée générale. Ils ont pour but d'accompagner dans les décisions les membres du bureau. Ils n'ont pas de charges à proprement parler, si ce n'est de participer aux votes et d'assister aux réunions du CA. Leur pouvoir et leur devoir est essentiellement décisionnel. Ils sont la voix des adhérents et se doivent d'être les fidèles représentants de leurs besoins et idées.
V. Indemnités :
Ouvrent droit à des indemnités :
- les déplacements qui concernent la livraison en point relais ou le retrait de dons (sur la base d'un forfait kilométrique et sur présentation du relevé de kilomètres)
- l'avance des frais liés à la gestion (papier, impression...)
- l'avance des frais liés aux différents événements (loto, soirée débat, ateliers...)
Seuls les membres actifs peuvent prétendre au remboursement des frais divers et kilométriques engendrés par l'activité de l'association sous réserve de l'approbation préalable du Conseil d'administration et sur présentation d'une note de frais (annexe 4) accompagnée des justificatifs.
VI. Objethèque :
Le fonctionnement de l'objethèque est défini dans le contrat de prêt. Tout membre se doit de lire et de signer ce contrat pour accéder au catalogue d'objets. A des fins d'accessibilité, le catalogue sera disponible en ligne et en version papier pour les publics éloignés d'internet.
ANNEXES :
1. Bulletin d'adhésion
2. Contrat de prêt
3. Relevé de km
4. Note de frais ; relevé de km
Bulletin d'adhésion à l'association
L'Escargot entre-deux-mers
En adhérant à l'Escargot entre-deux-mers, vous bénéficiez de l'accès à l'objethèque et des services qu'elle propose. Ainsi, vous pourrez réservez en ligne un grand nombre d'objets que vous trouverez classés par catégorie dans notre catalogue.
L'Escargot entre-deux-mers c'est aussi des animations et des ateliers pour partager les savoir-faire, les idées, pour réinventer notre mode de vie, autour de l'écologie et du recyclage.
L'adhésion à l'association se fait par foyer (même adresse postale), ou à titre individuel
Il n'y a qu'une cotisation à verser quelque soit le nombre de personnes concernées.
Le montant de la cotisation pour l'année 2023 est de 20€,
pour 3 emprunts simultanés ou non par mois.
Pour 5€ de plus, je peux bénéficier de 3 emprunts supplémentaires, ce qui fait 6 emprunts par mois.
Nom du foyer : …...........................................................…..........................................................
Nom du responsable du foyer : …...........................................................….......................
Prénom :…...........................................................…............................................................
date de naissance : …......./............/................
Adresse :…...........................................................…............................................................
code postal : …...........................
ville : …...........................................................….................................................................
Téléphone :........../.........../............./............./.............
Adresse mail : …...........................................................…...................................................
Nombre de personnes dans le foyer : dont enfants de moins de 16 ans
Est nommé membre adhérant le foyer au complet, considéré comme une seule entité.
O Je souhaite bénéficier des 3 emprunts supplémentaires par mois. Ma cotisation s'élève donc à 25€
(le règlement s'effectue par chèque ou espèces ou via le formulaire en ligne)
O Je me présente au Conseil d'Administration
(Vous souhaitez vous impliquer? Devenez membre du conseil d'administration et prenez part aux décisions de l'association. )
O Je me porte bénévole
(Vous avez un peu de temps à consacrer et souhaitez donner un coup de main? Toutes les compétences nous intéressent, venez nous rejoindre !)
Souhaitez-vous faire un don à l'escargot entre-deux-mers en plus de votre adhésion ? (5€, 10€... chaque petit geste nous booste et nous aide à avancer)
O si oui, montant : …............€
En adhérant à l'association, je reconnais également :
m'engager à respecter le règlement intérieur,
avoir lu et signé le contrat de prêt,
(ces documents sont consultables à tout moment sur le site de l'association)
signature :
L'Escargot entre-deux-mers
Contrat de prêt
L'association est ouverte à tous, sans condition ni distinction. Elle se veut laïque, égalitaire et fraternelle, basée sur l'entraide et le partage. Ainsi, tous les objets mis à disposition sont le bien de tous, ils ont été généreusement donnés ou récupérés et réparés. Il appartient donc à chacun de faire perdurer et de prendre soin de ces objets au maximum.
Est nommé membre adhérant le foyer au complet, considéré comme une seule entité.
Une carte comportant un code à 10 chiffres aléatoire (type code barre) sera remise au membre adhérant lorsque l'inscription sera complète. Ce code servira au traitement informatique des emprunts.
Le non-respect des modalités de prêts et d’adhésion impliqueront une radiation du membre adhérent à l’objethèque.
Le membre adhérant peut emprunter, simultanément ou non, jusqu'à trois objets par mois pour une adhésion classique et six objets avec l'option additionnelle.
L’emprunt se fait sur réservation pour une durée d'une semaines avec une date prévue de retour. Il est possible de prolonger une fois l'emprunt, ce qui le porte à deux semaine sans frais supplémentaires pour l'emprunteur.
Chaque objet, outil, quel qu’il soit, sera contrôlé ensemble par le membre adhérent emprunteur et une personne de l’objethèque avant et après chaque emprunt. Il fera l'objet d'une fiche de suivi qui devra être signée des deux parties. L’objet doit être rendu propre, dans le même état que dans lequel il a été prêté, sauf usure normale. Le membre adhérent est responsable de toute perte, vol, ou dommage engendré par une négligence. Le membre adhérent doit nettoyer soigneusement l’objet avant de le rendre. La cuve d’un aspirateur, par exemple, doit être vidée et nettoyée. Les batteries doivent être rendues pleinement chargées. Si le membre adhérent ne respecte pas ces règles à plusieurs reprises, l’objethèque se réserve le droit de refuser les emprunts et peut révoquer l’affiliation du membre adhérent.
Certains objets peuvent nécessiter un transport ou un montage spécifique. Il est stipulé pour ces objets les conditions nécessaires et, selon les cas, un supplément pourra être demandé lors de l'emprunt pour le montage et/ou la livraison.
Pour les objets qui ont une valeur estimée supérieure à 150€ , il sera demandé un chèque de caution dont le montant figure sur la fiche de suivi de l'objet et sur le catalogue (en ligne et papier). En cas de dommages, la caution pourra être encaissée par l'association.
La valeur de chaque objet sera indiquée sur le catalogue (en ligne et papier) ainsi que sur la fiche de suivi. Cette valeur correspond au coût du remboursement de l’objet en cas de non restitution ou de dommage causé par membre adhérent. Le remboursement de l’objet emprunté est une obligation du membre adhérent.
Les objets empruntés doivent être utilisés uniquement pour un usage personnel et non pour le commerce, location ou activités commerciales et professionnelles. En revanche, les associations peuvent disposer des objets dans un cadre public, à condition que leur utilisation n'entre dans un cadre professionnel.
Seuls les membres adhérents de l’objethèque sont autorisés à utiliser les objets. Si quelqu’un d’autre que les membres du foyer adhérent utilise l’objet et y cause des dommages, le membre adhérent en sera tenu pour responsable. et devra rembourser ou remplacer l’objet selon la fiche de suivi qu'il a signé lors de l'emprunt.
Si un objet est gravement endommagé ou non rendu, l’objethèque peut prendre la décision de remplacer cet outil (dans les 30 jours). Le membre adhérent qui a emprunté cet outil est responsable des coûts de remplacement.
Tous les objets doivent être empruntés ou restitué en point relais L'escargot entre-deux-mers ou au local de l’objethèque (uniquement sur rendez-vous). Les objets empruntés à un endroit doivent être rapportés au même endroit. (ex : si l'emprunt a été fait à LA SAUVE, il doit être rendu à LA SAUVE).
Le local, étant à ce jour un lieu privé, le retrait et dépôt des objets se fera essentiellement en point relais. Les horaires de passage seront tenus à jour sur le site Internet de l’Objethèque et sur les réseaux sociaux.
Lorsqu’un objet est rendu en retard, le membre adhérant en sera immédiatement averti. Si l'emprunt était d’une durée d'une semaine, il sera automatiquement reconduit. Si en revanche, l'emprunteur ne l'a pas restitué au bout de deux semaine, il encourra des pénalités de retard fixées à 1€/par objet/par jour.
L’objethèque se réserve le droit de prendre les mesures nécessaires pour récupérer des outils non rendus ou des amendes non payées, y compris le recours aux tribunaux ou aux huissiers et de se faire rembourser ces coûts par le membre adhérent concerné.
Le membre adhérent accepte que l’objethèque ne soit pas responsable des éventuels défauts de fabrication ou des défauts de qualité du matériel prêté. En cas de fin de vie d'un appareil, l'emprunteur doit en informer l'objethèque qui fera le nécessaire pour remplacer cet objet au plus vite dans la mesure du possible. Le membre adhérent peut se voir annulé cet emprunt si il n'a pas pu en faire l'usage.
Le fonctionnement de l’objet sera expliqué au moment de l’emprunt, une démonstration pourra être proposé. Cependant, une fois qu’un outil est emprunté par un membre adhérent, la personne concernée doit être capable d’utiliser l’outil de façon sûre et appropriée. Le membre adhérent est également d’accord que tous les dommages, y compris les éventuelles blessures corporelles causées par l’objet, sont la seule responsabilité du membre adhérent et ne seront jamais dédommagés par l’objethèque. La notice d’utilisation de chaque machine, pour autant qu’elle soit disponible, est à consulter sur le site de l’objethèque. Le membre adhérent se doit de la lire attentivement et en respecter les recommandations lors de l’utilisation de la machine. Au moindre signe d’insécurité ou de défaut d’un outil emprunté, le membre adhérent s’engage à prendre des mesures afin de cesser immédiatement l’usage de la machine. Dans ce cas, il doit informer l’objethèque de l’état de la machine.
L’objethèque se réserve à tout moment le droit de refuser tout prêt d’outils pour des raisons fondées. Elle se doit alors d'en informer l'emprunteur et de faire le nécessaire à la remise en service de l'objet.
Le coût des consommables n’est pas inclus dans le prêt. L'association peut choisir de vendre des consommables qui lui ont été donné.
L’objethèque se réserve le droit de modifier à tout moment son fonctionnement. Dans ce cas une nouvelle version informatique sera envoyée au membre adhérent pour approbation, le membre adhérent devra la signer pour continuer à utiliser les services de l’objethèque.
lu et approuvé, signature :
L'Escargot entre-deux-mers
Note de frais
du ….................au …..................
joindre obligatoirement tous les justificatifs
approuvé par :
fonction : Signature du demandeur :
signature :
L'Escargot entre-deux-mers
Relevé de kilomètres
du ….................au …..................
approuvé par :
fonction : Signature du demandeur :
signature :
